Vormt verstrekking koffiebeker to go belast loon?

Aanleiding
In verband met duurzaamheid en de wetgeving rondom het terugdringen van plastic afval mag een werkgever met ingang van 1 januari 2024 geen wegwerpbekers meer faciliteren bij koffieautomaten op kantoor. Een werkgever verwacht van zijn werknemers dat zij met ingang van 1 januari 2024 zelf voor een glas of beker zorgen als zij koffie en thee wensen te gebruiken op kantoor. Om dit beleid te introduceren, verstrekt de werkgever aan alle werknemers een zogenoemde ‘koffiebeker to go’ (een beker met deksel) ter waarde van € 10. De werknemers kunnen en mogen deze bekers ook mee naar huis nemen. Dat is ook de bedoeling, want schoonmaken, moeten de werknemers bij voorkeur thuis doen. Bij het uit dienst gaan, hoeft de werknemer de beker niet terug te geven aan de werkgever.

Het gaat om een éénmalige investering van de werkgever. Na deze introductie ontvangen alleen nieuwe werknemers een beker waardoor dan slechts een jaarlijks beperkte investering resteert.

Vraag
Kan de werkgever voor de verstrekking van de koffiebekers gebruikmaken van de nihilwaardering?

Antwoord
Ja.

Voorwaarden nihilwaardering
Een werkplekgerelateerde voorziening wordt op nihil gewaardeerd onder de volgende voorwaarden, in samenhang bezien:

1. Het betreft een voorziening waarvan het niet gebruikelijk is deze elders te ge- of verbruiken;
2. Het aanbieden van de voorziening moet redelijk zijn; en
3. De voorziening moet geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden ge- of verbruikt.

De nihilwaardering voor een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen geldt ook voor verstrekkingen en onder verstrekken kan ook ter beschikking stellen worden begrepen.

Toetsing Voorwaarde 1: vormen de koffiebekers een voorziening waarvan het niet gebruikelijk is deze elders te gebruiken?
De achtergrond van de nihilwaardering van voorzieningen die (mede) op de werkplek worden gebruikt, is volgens de wetgever vooral praktisch van aard.

Hieruit leidt de kennisgroep af dat de nihilwaardering ook van toepassing kan zijn op (een onderdeel van) een voorziening met een niet evident zakelijk belang. De wetgever had bij de nihilwaardering immers het oog op voorzieningen die de werkgever in het belang van het arbeidsproces of het bedrijfsproces noodzakelijk vindt en daarom bepaalde kosten wil maken of vanwege wettelijke verplichtingen moet maken. Het gaat volgens de wetgever om voorzieningen, die in het algemeen verbonden zijn met de bedrijfsvoering van de werkgever, en die naar algemene maatschappelijke opvattingen niet als loon worden ervaren, ook al kan sprake zijn van enig privévoordeel. Koffie en thee zijn onmiskenbaar in het belang van het arbeidsproces. Vervanging van de wegwerpbekers door de koffiebekers vindt plaats onder druk van nieuwe wetgeving; vervanging van de wegwerpbekers door (het afwassen van) servies op de werkplek kan een enorme belasting opleveren voor het bedrijfsproces. Er is derhalve sprake van een voorziening in het belang van het arbeids- en bedrijfsproces. En er is verder sprake van een beperkt privévoordeel voor de werknemer.

Het is volgens de kennisgroep niet gebruikelijk om een voorziening met een beperkt privévoordeel dat in het belang is van het arbeids- en bedrijfsproces elders te gebruiken als het de bedoeling is dat de werknemer de betreffende voorziening gebruikt op de werkplek. Dat iemand anders een vergelijkbare voorziening in zijn algemeenheid ook na werktijd en buiten de werkplek gebruikt, is dan niet relevant. Koffiebekers voldoen aan voorwaarde 1.

Toetsing voorwaarde 2: is het aanbieden van de koffiebekers redelijk?
Tegenwoordig verwachten werknemers dat de werkgever voor gratis koffie en thee zorgdraagt. De nihilwaardering is van toepassing op het gebruik van een koffieautomaat op de werkplek en op het verbruik van consumpties op de werkplek.

Vanaf 1 januari 2024 mag een werkgever geen wegwerpbekers meer faciliteren bij koffieautomaten op kantoor. Zonder beker is het in beginsel niet mogelijk om een koffieautomaat te gebruiken en koffie en thee op de werkplek te consumeren. De onderhavige beker maakt in zekere zin onderdeel uit van de door de werkgever verstrekte koffievoorziening op de werkplek. De bekers zijn hiermee onlosmakelijk verbonden. Aangezien de keuze van de werknemers niet leidend is geweest bij het aanbieden van de koffiebekers en de redelijkheidstoets niet kan dienen om te treden in het beleid van de werkgever, voldoet de verstrekking van een koffiebeker ter waarde van € 10 aan de voorwaarde van redelijkheid. Koffiebekers voldoen ook aan voorwaarde 2.

Toetsing voorwaarde 3: worden de koffiebekers geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt?
De werkgever moet aannemelijk maken dat aan deze voorwaarde wordt voldaan. De beoordeling hiervan is afhankelijk van de feiten en omstandigheden en staat ter beoordeling van de inspecteur. Koffiebekers die op het werk worden gebruikt voldoen ook aan voorwaarde 3.